Si has llegado hasta aquí, ¡Enhorabuena! has conseguido una reunión, donde puedes presentar a tu cliente tu solución y estás preocupado por como hacerlo lo mejor posible. Esto demuestra interés en tu trabajo.
Antes de empezar de entrar en materia, te voy a lanzar una pregunta: ¿Cómo te gustaría que fuera la reunión? o lo que es lo mismo, ¿Cuál o cuáles te gustarían que fueran los resultados de esa reunión?
¿Tienes clara la respuesta? Perfecto, allá voy con otra pregunta, que es la clave para preparar la reunión. ¿Qué deberías hacer para obtener ese resultado? Si te haces esta pregunta cada vez que estás preparando una reunión, tendrás mucho camino avanzando. Obviamente, la respuesta no siempre será la misma, variará en función del cliente, de lo que vayas a presentar, de si es la primera reunión, la segunda, la cuarta, pero, en cualquiera de ellas, deberás hacerte la pregunta. Porque, por mucho que yo escriba, tú sabrás mejor que nadie que es lo que debes hacer, en que flaqueas, que debes potencial, a quien debes llevar, o preguntar qué cosas, como debería ser el orden de la reunión. En este post encontrarás recomendaciones genéricas, que, en base a mi experiencia, me han resultado de utilidad. ¡Vamos a ello!
Establece siempre una agenda
Debes llegar a la reunión con una agenda clara, que el cliente debe conocer con antelación, el objetivo de esta agenda es determinar, qué vamos a hablar, en qué orden y cuanto tiempo nos va llevar cada parte. Si en la reunión te va a acompañar alguien más de tu organización o algún colaborador externo, consensúa los tiempos y asegúrate de que tiene claro su parte y cuanto tiempo va a disponer, sé muy explícito en cuanto a que no debe alargarse en su explicación, salvo que el cliente le pida más información.
Con la agenda clara, ya vas a tener una guía para prepararte la reunión, una agenda tipo podría ser algo así:
- Introducción
- Revisión de requisitos y conocimiento de necesidades
- Presentación de la solución
- Dudas y preguntas
- Siguientes pasos
Si te fijas, la parte importante de la reunión comienza haciendo hablar al cliente, necesitas validar todo lo que ha provocado tener esa reunión, es preciso ampliar, matizar, recopilar y confirmar la información que te haya dado previamente el cliente. En esta parte, deja hablar a tu interlocutor o interlocutores, no les interrumpas, cuando acaben de contarte algo, espera un poco, unos segundos en silencio, date tiempo a pensar y reconfirma, usando tus palabras lo que te acaban de decir. Si tienes dudas, pregunta, no des nada por supuesto, coméntales que prefieres preguntar dos veces ante de asumir premisas erróneas. Esto te ayudará a reorientar la segunda parte, si ves que es necesario, o hacer foco en determinadas partes de tu exposición.
Lleva un pequeño guión para tu exposición
Es muy recomendable, saber por donde debes empezar a hablar, que aspectos son los clave, los que te ha comentado el cliente antes. Si en esta reunión, por la razón que sea, debes hablar de tu empresa, por favor, no más de cuatro o cinco datos clave, y no te extiendas más allá de un par de minutos, no aburras con presentaciones corporativas, vas a vender algo que el cliente necesita, utiliza esos dos minutos para apuntalar la solvencia y beneficios que aportas para él.
Entrando en materia, mientras vas desgranando los detalles de tu solución, tu vista debe estar centrada en tu cliente, o clientes, si son varios, alterna la mirada de uno a otro, párate y pregunta si es esa funcionalidad la que les proporcionaría mayor beneficio, no des excesivos detalles técnicos, salvo que estés en ese nivel de interlocución y/o te los pidan. A lo largo de los años, en muchas de las reuniones he constatado que no suele ser necesario bajar a un nivel muy técnico, pero si la reunión se planteó desde un principio para «destripar» la solución, da todos los detalles que creas necesarios, y no mientas, si hay algo que no lo hace o hay una funcionalidad que no se cubre al 100%, cuéntala, si hay una manera de solventarlo, preséntala en ese mismo momento, si no la hay, dilo también. Mentir aquí es generar problemas de difícil solución.
Procura que se involucren en lo que estás exponiendo, que te hagan preguntas, si no las hacen, párate y les preguntas si necesitan que amplíes la información, o si hay algo que quieren que pases más rápido, valida con ellos todos los puntos, es vital tenerlos «dentro» de la reunión, si ves que dejan de atenderte, reconduce, probablemente te hayas ido por las ramas en algún punto, o hayas puesto demasiado foco en aspectos que no valoran.
Pregunta siempre que les ha parecido
Con esta pregunta inicias el final de la reunión, necesitas tener su feedback, necesitas saber que opinan, que les ha gustado, que debes ampliar. Tengo que decirte que si en una reunión de presentación de solución, no te hacen ninguna pregunta al final…. mal asunto, nunca queda todo claro, fíjate, aunque solo sea una pregunta para saber cuanto cuesta, cuando lo podrían tener, es decir, preguntas que llevan al posible cierre de una venta, algo deben de preguntar o pedir más datos.
Pocas veces, por no decir ninguna, me he encontrado con una reunión en la que el cliente no ha dicho nada y ha terminado comprando… así que si no pregunta nada de motu proprio, sé tú quien realiza las indagaciones. Pregunta claramente, si has resuelto sus dudas, pregunta que les parece, si les encaja, si les gustaría ver una demostración o tener una muestra de lo que vendes.
Ante tus preguntas deberán darte una respuesta en sentido positivo: les ha gustado y quieren saber más (esto es lo que buscas) o en sentido negativo: diciendo que lo tienen claro todo y que ya te llamarán si necesitan más datos (esto no es una buena señal – aquí tu oportunidad se tambalea de manera ostensible-).
Establece los siguientes pasos
En este momento es cuando hacemos un pequeño resumen de lo comentado en la reunión, y establecemos cuales son los siguiente pasos, haz todo lo educada y humanamente posible, para dejar cerradas las siguientes actuaciones y los tiempos para cada uno de ellos, establece prioridades y verifica con ellos en esta misma reunión su disponibilidad de tiempo y recursos para poder avanzar (en caso de que te hayan pedido más datos).
Si no te los han pedido, lo único que te queda es ponerte a su disposición, estarás encantado de atenderles para aclarar cualquier cuestión que precisen.
Cierre de la reunión
Como no puede ser de otra forma, acabamos la reunión dando gracias por el tiempo que nos han dedicado, procura siempre ceñirte al tiempo establecido y si se ha alargado, que sea porque ellos te han hecho más preguntas, pero no porque tu hayas estado contando información no necesaria, por favor, más tiempo en una reunión no es sinónimo de un mejor trabajo.
Es una buena ocasión para volver a dar tu tarjeta de visita y pedir sus datos de contacto si no los tienes todos, un detalle que me gusta mucho, es entregar la tarjeta de visita y escribir, en ese mismo momento, gracias en ella, no te cuesta nada y dice mucho de ti.
NO, NO pienses que ya ha terminado la reunión, aún te queda una última acción, aunque ya no es con el cliente.
Acta de reunión o mail resumen
Tanto si la reunión ha sido satisfactoria, como si no lo ha sido y no has avanzado en el proceso de venta, este paso es fundamental.
Si la reunión ha ido bien, manda el correo con los puntos acordados y los siguientes pasos, junto con todo aquello que te hayas comprometido a enviar, lo antes posible, ese mismo día o al día siguiente, si no tienes toda la información que les tienes que enviar, me refiero a posibles dudas que hayan podido surgir, en este mail resumen, di cuando se lo mandarás. No esperes tres días para enviar este correo resumen, esto hará que tengan fresco lo hablado y si necesitan algo más te lo comentarán rápidamente.
Si la reunión no fue bien, espera unos días, una semana, más o menos, y envía un correo dando las gracias por su tiempo y la atención recibida, y si quieres, aprovechas y les envías la documentación de lo comentado en la reunión, o no, te lo dejo a tu criterio, si se lo dejaste ese día, no lo vuelvas a enviar, pero si fue una presentación sin soporte papel, puede que sea una opción, para recordarles lo tratado. En este correo, no intentes volver a vender, debe ser un correo extremadamente corto y educado, es dar las gracias y muy poco más, es tu manera de no cerrar la puerta.
Ahora sí, ya hemos terminado nuestra reunión, nos quedará seguir trabajando para avanzar en la oportunidad, o enfocar nuestros esfuerzos en detectar una nueva.
¿Qué te parece? Espero que estos sencillos pasos de te ayuden a tener mejores reuniones.
Seguimos en contacto.
